ARSIP: MENJAGA KEHIDUPAN MANUSIA

Penulis Mochtar Nasution/Istimewa.

ARTIKEL (Mandailing Online) – Beberapa tahun yang silam, Kabupaten Pringsewu di Lampung mendadak heboh. Seorang pemuda berkebangsaan Belanda bertemu dengan ibu kandungnya yang berwarga negara Indonesia setelah berjuang mencari informasi terkait ibunya selama bertahun tahun. Pertemuan yang mengharukan seluruh perasaan warga dari kedua bangsa, meluluhlantakkan segala emosi dan perasaan sebagai manusia biasa. Setelah berpisah kurang lebih 40 tahun lamanya, kedua anak manusia yang terpisahkan lautan dan daratan yang berbeda itu akhirnya bertemu untuk pertama kali.

Si pemuda menangis sesenggukan dan si ibu juga demikian, mereka berpelukan seakan tidak mau berpisah lagi. Masyarakat yang menyaksikan ini larut dalam kesedihan sekaligus kebahagiaan. Air mata pun tumpah menjadi saksi dari peristiwa kemanusiaan tersebut.

Bagaimana caranya si Andre Kuik, nama pemuda berdarah Indonesia itu akhirnya bisa bertemu dengan ibu dan saudara kandungnya? Kisah yang menarik untuk ditelaah, penuh perjuangan dan sarat dengan penelusuran jejak sejarah. Arsip menjadi kata kunci untuk menerobos lebih kurang 11.329 Km jarak Indonesia dengan negara Kincir Angin.

Bagaimana mungkin bisa hidup tanpa arsip?Andre Kuik menjadi contoh nyata kehampaan diri dan kekosongan jiwa tanpa mengetahui asal usul yang jelas terkait jati dirinya sehingga berniat dan melakukan proses pencarian identitas. Kekeringan jiwa ini sering dialami manusia terutama jika menyangkut jejak dan asal usulnya. Menjadi hal yang lazim, jika kemudian dengan kesadaran sendiri, orang-orang berupaya untuk menemukannya hingga ke kampung dan pelosok desa sekalipun.

Seperti apa penelusuran yang dilakukannya? Hanya dengan modal selembar kertas Andre Kuik berjuang ke sana kemari melacak, mencari dan mengumpulkan serpihan kehidupan keluarganya untuk menyatukannya kembali. Selembar kertas barangkali bagi sebagian orang adalah hal yang remeh, tapi tidak bagi Andre Kuik. Selembar kertas itu yang memicu adrenalin dan aliran darah dalam tubuhnya, mengalir hingga ke benua mana pun dia singgah.

Selembar kertas inilah yang dinamakan arsip. Inilah urgensi dari arsip tersebut. Lembaran kertas yang menjadi modal dasar untuk melacak lebih jauh dan lebih lanjut lagi.

Kertas milik Andre itu merupakan dokumen resmi pengadopsian anak. Andre nyatanya adalah anak adopsi dari pasangan suami istri warga negara asal Belanda semenjak kecil, saat itu usianya masih hitungan bulan. Bermula dari dokumen tersebut, disusunlah perencaan yang sistematis dan matang hingga akhirnya sedikit demi sedikit keterangan bisa diperoleh sampai kemudian diyakini bahwa ibunya menetap di Lampung.

Apakah arsip itu? Saya yakin dan percaya jika Anda juga tidak akan menganggap arsip merupakan sesuatu yang penting. Arsip itu menurut Anda pastilah tumpukan kertas kusam, usang, kotor, penuh debu dan sama sekali tidak punya nilai atau harga. Tumpukan kertas yang di atasnya penuh dengan kotoran cicak dan ditempatkan dalam karung bekas atau paling banter di ruangan kosong yang tidak terpakai -yang jika hujan pasti langit-langitnya bocor dan mengakibatkan genangan di sana sini.

Tumpukan kertas yang ketika uang tidak ada di kantong dapat dijual ke pasar untuk mendapatkan seribu dua ribu rupiah.

Frasa arsip ini sesungguhnya bukan hal yang baru didengar masyarakat. Hampir mayoritas publik pasti akan paham apa yang dimaksud dengan arsip itu. Namun, kepahaman publik itu nyaris tidak berbanding lurus dengan definisi tentang arsip.

Benar, ketika publik bicara tentang arsip maka kerap mengasosiasikannya dengan yang telah disebutkan di atas padahal sejatinya arsip tidaklah seperti itu adanya. Publik kita sangat familiar dengan frasa arsip sehinggga dengan mudah kita menemukan frasa ini dalam percakapan sehari-hari dan juga dalam berbagai bentuk isi disposisi pimpinan ke bawahan di perkantoran.

Dalam buku Manajemen Kearsipan Modren karya Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono disebutkan arsip adalah kumpulan suatu dokumen yang disimpan secara teratur dan terencana karena memiliki fungsi agar setiap kali dibutuhkan bisa ditemukan kembali dengan cepat. Sementara The Liang Gie mendefinisikan arsip itu suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan untuk kemudian dapat ditemukan dengan cepat.

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) definisi arsiap itu suatu dokumen tertulis, lisan atau bergambar dari masa lampau yang disimpan dalam media tulis, elektronik, pita vidio, disket komputer, flashdisk, atau hardisk yang biasanya diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi. Sedangkan menurut regulasi yakni Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Ada beberapa manfaat arsip antara lain untuk kepentingan hukum, politik, sejarah, pendidikan, keuangan dan sebagainya. Untuk jelasnya, arsip bisa dipergunakan sebagai sumber informasi dalam proses pengambilan keputusan, menunjang proses perencanaan, mendukung pelaksanaan pengawasan. Namun, satu hal yang menjadi catatan kita pada artikel ini adalah kisah mengharukan di atas menjadi saksi dan bukti betapa sesungguhnya manfaat dan nilai arsip menjadi hal yang urgen dan penting bagi kehidupan manusia baik secara pribadi maupun sosial sesuai dengan judulnya “Arsip: Menjaga Kehidupan Manusia”.

Saya teringat dengan almarhum ibu saya yang hingga wafatnya tidak mengetahui persis tanggal dan bulan kelahirannya. Yang beliau tahu hanya tahunnya saja. Hal yang wajar memang karena dahulu, ketika dilahirkan masih dalam situasi penjajahan sehingga proses pencatatan kelahiran barangkali masih dianggap tidak terlalu penting.

Saat Indonesia merdeka, untuk kebutuhan pendidikan dan juga administrasi pemerintahan satu-satunya cara yang digunakan keluarga ibu adalah mengarang tanggal dan bulan kelahirannya yang hingga kini masih tetap abadi untuk dipergunakan anak-anaknya, utamanya dalam administrasi kepegawaian semisal aplikasi My Spak. Andainya saat itu, sudah ada proses pencatatan kelahiran tentu tanggal dan bulan lahirnya dapat dipastikan tidak mengalami perubahan karena jelas hal ini merupakan arsip .Wallohu A’lam Bishawab.

Oleh: Mochtar Nasution

Penulis adalah Pemerhati Arsip